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Comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

par | Juil 23, 2020 | 0 commentaires

Selon une étude réalisée par l’Observatoire SIRH, 20% des nouveaux arrivants dans une entreprise souhaitent la quitter dès le premier jour. Cela est principalement dû à une mauvaise organisation, ainsi qu’une mauvaise définition des missions lors du parcours d’intégration. D’où l’importance de soigner l’onboarding de ce dernier. Alors quelles sont les étapes de réussite du parcours d’intégration ?

Tout commence par le pré-boarding. Avant même son arrivée, il est essentiel de commencer à travailler l’appartenance à l’entreprise de son nouveau collaborateur. Pour cela, n’hésitez pas à lui envoyer un mail ou bien un sms en lui précisant l’horaire d’arrivée, ainsi que le programme de la journée. Cette petite (ou pas) attention fera la différence.

Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur ne se fait pas au dernier moment. Bien au contraire, elle doit être anticipée. Selon une étude menée par le cabinet Mercuri Urval, ce sont plus de 65% des entreprises qui n’ont pas de processus d’intégration. Parmi ces entreprises, nous retrouvons un turnover important et 40% des nouveaux collaborateurs décident de quitter l’entreprise pendant la période d’essai.

La période d’essai permet à l’employeur de s’assurer que l’embauché convient au poste, et au nouveau collaborateur de déterminer si les fonctions du poste occupé lui conviennent.

C’est également l’occasion pour le nouveau collaborateur, de pouvoir se projeter dans l’entreprise, et de confirmer l’adéquation professionnelle (compétences) et culturelle (valeurs).

La durée d’une période d’essai varie selon le type de contrat. Elle dépend également de la classification fixée (nature de l’emploi), ainsi que de la convention collective applicable à l’entreprise.

Les 4 étapes pour préparer l’arrivée du nouveau collaborateur

La préparation de l’intégration du nouveau collaborateur se concentre autour de 4 étapes. Ces dernières permettent au manager d’anticiper les actions à mener avant l’arrivée du nouveau collaborateur au sein de l’équipe. Afin de ne rien oublier, nous vous conseillons de tenir une to do liste.

1. La préparation du poste de travail 💻

La première étape concerne la préparation du poste de travail. Il est essentiel de préparer l’espace de travail de votre nouveau collaborateur. A l’occasion, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre service informatique, afin de commander le matériel nécessaire.

Alors qu’est-ce qu’un poste bien préparé ? Il s’agit d’un ordinateur (avec les codes de connexion et les logiciels intégrés), un téléphone (une ligne dédiée), un cahier, ainsi qu’un stylo personnalisé. L’ensemble de ces dispositifs, permettra au nouveau collaborateur de développer son sentiment d’appartenance à l’entreprise.

2. Les formalités administratives 📝

La deuxième étape concerne les détails administratifs. Lors de cette première journée d’intégration, le nouveau collaborateur fera face à un certains nombres de documents à remplir.

La liste des documents à remplir est la suivante : le contrat de travail, l’attestation d’affiliation à la sécurité sociale, une copie de la pièce d’identité, une copie du permis de conduire, un relevé d’identité bancaire (RIB)… À savoir que certains de ces documents peuvent avoir été remis avant son arrivée dans l’entreprise.

3. La communication de l’arrivée du nouveau collaborateur en interne et externe 📢

Pour que l’arrivée du nouveau collaborateur se passe bien et que tout le monde soit prêt, il est important de soigner la communication en interne. Il s’agit d’informer l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Au programme de cette annonce : le nom de la personne, le poste occupé, ainsi que le parcours d’intégration. L’occasion de devenir familier avec le prénom de ce futur collaborateur et de s’organiser dans son emploi du temps.

4. Le livret d’accueil 📖

Il ne faut pas oublier de préparer le livret d’accueil, aussi nommé « welcome pack ». Il s’agit d’un dossier comprenant l’ensemble des informations clés à connaitre sur le poste et l’entreprise. On y retrouve donc, les documents suivants : l’histoire de l’entreprise, la culture de l’entreprise, les valeurs de l’entreprise, la présentation de l’équipe, les missions du poste, les process, les objectifs et ambitions… Il peut également y regrouper le plan marketing de l’année en cours.

A vous de le personnaliser au maximum et d’y ajouter les éléments que vous pensez indispensables. L’objectif étant de donner du sens au nouveau collaborateur.

Les 4 étapes du parcours d’intégration du nouveau collaborateur

Suite à la préparation (en amont) de l’intégration du nouveau collaborateur, le manager doit également réfléchir au parcours d’intégration le jour j. Tout comme la préparation, nous y retrouvons 4 étapes à suivre.

1. La personnalisation de l’accueil 🤗

Lors de son arrivée dans l’entreprise, il est important de mettre le nouveau collaborateur à l’aise. Tout comme une rentrée scolaire, il s’agit de découvrir une nouvelle équipe et de nouveaux locaux. Pas facile d’être « le petit nouveau ».

Pour ce faire, nous vous conseillons d’organiser un petit déjeuner. L’occasion pour le nouveau collaborateur de découvrir l’équipe. Petit à petit, l’équipe va échanger et lui poser des questions sur son parcours (mais pas uniquement). La curiosité va faire son apparition et laisser place à la détente.

2. La réunion d’information 💡

Après avoir mangé 2 ou 3 chouquettes au petit déjeuner avec l’équipe, il est temps de passer aux choses sérieuses. Direction la réunion d’information avec le manager pour découvrir le contenu du livret d’accueil. Pour une présentation dynamique, nous vous conseillons de favoriser une présentation PowerPoint avec des pictogrammes, des vidéos, des visuels, ainsi que du gaming. L’occasion de ne pas perdre l’attention de votre nouveau collaborateur et d’attirer son attention sur les points importants.

Selon une étude réalisée par deux start-up, Jam et Dialoog, auprès de 1 500 Millenials, les managers doivent redoubler d’effort pour fédérer les nouvelles générations dans leur équipe. À savoir que seulement 25 à 35% des Millenials sont satisfaits de la qualité de leur intégration.

En effet, les Millenials ont diverses attentes et représentent un fort turnover durant l’étape de l’intégration. Les managers doivent donc, s’adapter en permanence et améliorer leur expérience collaborateur.

3. Le parcours de rencontres en interne 🙋‍♀️

Après avoir passé 20 minutes avec l’équipe et partagé des chouquettes (ou bien des beignets au chocolat), cela ne suffit pas pour connaitre le rôle de chacun dans l’entreprise. Le nouveau collaborateur va pouvoir bénéficier d’un parcours de rencontres en interne.

Alors, en quoi consiste ce parcours ? Le parcours de rencontres en interne, permet au nouveau collaborateur de découvrir les différents services de l’entreprise.

Pour ne pas créer la confusion des postes dans la tête du nouveau collaborateur, nous vous conseillons de définir un mentor par service. Cette personne désignée avec soin (sur la base du volontariat), fera découvrir son métier, ainsi que ses missions quotidiennes. L’occasion de comprendre l’utilité de chaque service, ainsi que l’organisation de l’entreprise.

Chez Livli, expert-comptable en ligne, le parcours d’intégration est réalisé sur une semaine. Cela permet au nouveau collaborateur de s’imprégner (à son rythme) des valeurs de l’entreprise.

Lors du parcours de rencontres en interne, le nouveau collaborateur découvre chaque métier sur une demi-journée. Les collaborateurs sont prévenus plusieurs semaines à l’avance, pour s’organiser et prévoir un créneau sur leur emploi du temps. Un mentor est désigné et fait découvrir son métier, ainsi que ses missions quotidiennes avec une démonstration sur poste. Comprendre le rôle de chacun est très important.

Livli vous conseille de prévoir des temps de pause, ainsi que des temps de découverte des outils collaboratifs et logiciels. Pour ce faire, Dorothée, la technicienne informatique au sein de l’entreprise, a créé un QCM afin d’ajouter du gaming au parcours d’intégration. Il faut savoir mixer l’utile à l’agréable.

4. Le feedback de la première journée 👍

La fin de journée d’intégration est dédiée au rapport d’étonnement. Il s’agit d’un moment d’échange entre le manager et le nouveau collaborateur. L’occasion de donner son avis sur le parcours d’intégration et d’évoquer les points d’amélioration.

Contrairement à ce que l’on peut penser, le parcours d’intégration ne s’arrête pas simplement à la première journée. Bien au-delà, le process d’intégration doit être pensé à long terme. En effet, soigner l’après période d’intégration est essentiel. Afin d’accompagner au mieux le nouveau collaborateur dans sa prise de poste, le manager doit se montrer disponible. Pour cela, des points réguliers doivent être planifiés.

Maintenant vous possédez l’ensemble des connaissances pour intégrer au mieux vos nouveaux collaborateurs au sein de votre entreprise. Chaque étape est importante, et aucune d’entre elles ne doit être prise à la légère. L’entrée est la première image que vous allez refléter, mais la sortie d’un collaborateur est tout aussi importante. Vos collaborateurs sont les premiers prescripteurs et ambassadeurs de votre entreprise. La réputation de votre entreprise ne se résume donc pas uniquement aux avis laissés par vos clients, mais bel et bien par le bouche-à-oreille généré par votre personnel.

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